Brieven moeten wel leesbaar zijn
2 april 2012, Mireille Reijs
Wie schrijft er tegenwoordig nog brieven? Niemand. Als je al een brief krijgt, is het iets officieels, van de overheid bijvoorbeeld. Over belangrijke dingen. Dat je kind niet meer op jouw paspoort mag reizen bijvoorbeeld, zoals onlangs de ouders van zo’n 850.000 kinderen van de minister hoorden. Maar die brief, dat was ’n gemiste kans.
Gewone taal, heldere structuur
Op het eerste gezicht is er niets mis met de brief die ik onlangs kreeg van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, mevrouw mr. drs. J. W. E. Spies. De taal is best begrijpelijk. En de mogelijke praktijksituaties zijn strak uiteengezet. Maar toch: zijn er echt 2 volgeschreven A4-tjes nodig om mij uit te leggen dat mijn kinderen eigen identiteitsbewijzen nodig hebben?
Een brief voor iedereen
Iedereen krijgt dezelfde brief. Dat is de “makke” van deze brief. Daarom moet de minister zo veel uitleggen. En daarom moet ik zo veel lezen voordat ik weet dat ik weet wat ík nou precies moet doen, en wanneer. Heeft de minister mijn gegevens niet? Stuur dan een folder. Want een brief is per definitie persoonlijk.
Persoonlijk (want het kan)
Maar de overheid heeft mijn gegevens wél. Weet dat ik twee kinderen heb en hoe oud ze zijn. En dat ze in mijn paspoort staan bijgeschreven. De minister weet dus precies aan welke informatie ik behoefte heb. Dan kun je een brief op maat schrijven van nog geen kantje lang.
Sturen of service?
Waarom draait het bij de originele brief eigenlijk? De minister wil niet dat iedereen tegelijk aan het gemeenteloket staat, want dan gaat het mis. Zo is de brief ook geschreven: de minister wil het gedrag van mensen “sturen”. Begrijpelijk, maar een gemiste kans. Geef me liever tips wat ik in mijn situatie het beste kan doen. En als de brief dan ook nog van mijn eigen gemeente zou komen (dichtbij en vertrouwd)... Wow, wat een service!
